Zo kies je de juiste vergaderruimte in Utrecht
Je zoekt een ruimte voor een vergadering, een brainstorm of een presentatie. Dan wil je meer dan vier muren en een tafel. Of een bijeenkomst soepel verloopt, hangt af van dingen die je vooraf regelt: de grootte van de zaal, de opstelling, de techniek, het eten en de bereikbaarheid.
Hieronder lopen we die punten langs, met onze eigen locatie aan de Niels Bohrweg als voorbeeld. Zo weet je waar je op moet letten, ook als je ergens anders gaat kijken.
Waarom buiten de deur vergaderen?
Een externe locatie geeft iets wat op kantoor lastig te maken is: focus. Even weg uit de dagelijkse omgeving zorgt ervoor dat mensen echt meedoen. Geen collega's die tussendoor binnenlopen, geen bureau dat naar je lonkt.
Utrecht ligt centraal, waardoor deelnemers uit het hele land binnen een uur op de plek zijn. Maar een centrale ligging alleen is niet genoeg — de rest moet ook kloppen.
Waar let je op?
Zes punten bepalen in de praktijk of een bijeenkomst prettig verloopt:
- past de zaal bij de groep;
- past de opstelling bij het doel van de dag;
- werkt de techniek, en is er iemand die helpt als dat niet zo is;
- is er koffie, lunch en iets voor tussendoor;
- kunnen deelnemers er makkelijk komen en parkeren;
- denkt de locatie met je mee in de voorbereiding.
1. Kies een zaal die bij de groep past
Een zaal die te groot is maakt een sessie ongezellig, een zaal die te klein is maakt hem benauwd. Bij Hofclub Utrecht hebben we negen zalen, van een overlegkamer voor acht personen tot de Hofzaal voor 120 personen. Zo ziet dat eruit:
Klein overleg
't Hofje voor 8 personen en de Oudegracht zaal voor 20 personen. Geschikt voor een directieoverleg, een sollicitatiegesprek of een werksessie met een klein team.
Team of training
De Utrecht zaal en de Niels Bohrzaal voor 18 personen, de Vredenburg, Neude en Lage Weide zaal voor 30 personen. De maat waarin de meeste teamsessies en trainingen plaatsvinden.
Grote bijeenkomst
De Domstad zaal voor 40 personen en de Hofzaal voor 120 personen, met podium. Voor een seminar, een presentatie of een bijeenkomst met de hele organisatie.
2. Stem de opstelling af op het doel
Een blokopstelling werkt goed als iedereen elkaar moet kunnen zien en aanschuiven. Een U-vorm is prettig als er iemand voor de groep staat. Een theateropstelling past bij een presentatie waar vooral geluisterd wordt.
Bedenk vooraf wat de dag moet opleveren, dan volgt de opstelling daaruit. Geef het door bij de reservering, dan staat de zaal klaar als je binnenkomt. Wij zetten hem 's ochtends voor je neer.
3. Controleer de techniek
Een presentatie die niet op het scherm komt, kost zo een kwartier van je programma. Vraag daarom vooraf welke aansluitingen er zijn en of je iets mee moet nemen.
Onze zalen hebben presentatieschermen met touchscreen, snelle wifi en de mogelijkheid om een bijeenkomst hybride te draaien. Loop je toch vast, dan staat er iemand van ons klaar.
4. Regel het eten en drinken vooraf
Een goede kop koffie bij binnenkomst en een lunch die op tijd klaarstaat, doen meer voor de sfeer dan je zou denken. Koffie, thee, water, pepermunt en koekjes kosten bij ons € 6,00 per persoon per dagdeel, exclusief btw. Lunches, borrels en diners stemmen we af op je programma.
5. Kijk naar bereikbaarheid en parkeren
Een mooie zaal helpt niet als de helft van de groep te laat binnenkomt. Hofclub Utrecht ligt aan de Niels Bohrweg 121 en is goed bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer. Parkeren op eigen terrein is gratis. Hoe je ons precies vindt, staat op de pagina over de bereikbaarheid van onze locatie.
6. Kies een locatie die meedenkt
Een geslaagde bijeenkomst begint voordat de eerste deelnemer binnenloopt. Hoe moet de zaal staan? Wat is er nodig aan techniek? Wanneer komt de lunch? Onze gastvrouwen en locatiemanagers lopen dat met je door, van de voorbereiding tot de dag zelf. Jij houdt je bezig met de inhoud.
Wat kost een vergaderruimte?
Dat hangt af van de zaal, de groep en de duur. Bij ons huur je per dagdeel of per dag: van € 125,00 per dagdeel voor 't Hofje tot € 410,00 per dagdeel voor de Hofzaal, exclusief btw. Voor een bijeenkomst 's avonds of op zaterdag rekenen we € 25,00 per uur extra.
Vraag vooraf naar de mogelijkheden voor opstelling, catering en techniek. Dan weet je precies waar je aan toe bent.
Even sparren over je bijeenkomst?
Vertel wat je van plan bent, dan denken we mee over de zaal, de opstelling en de catering. Bekijk de mogelijkheden op de pagina over vergaderruimte huren in Utrecht, of kijk bij trainingen en workshops als je een trainingsdag organiseert. Bel 085-4841000 of stuur je vraag door.